중소기업을 위한 WhatsApp 잠재고객 응대 가이드

중소기업를 위한 WhatsApp은 전화번호를 웹에 게시하고 누군가가 응답할 수 있을 때에만 응답하는 것이 아닙니다. WhatsApp을 통해 들어오는 각 문의는 판매, 약속 또는 수락된 견적이 될 때까지 빠르고 질서 있고 후속 응답을 받을 수 있도록 하는 시스템입니다. 고객 유치로 생계를 유지하는 중소기업(작업장, 컨설팅, 진료소, 개조 회사 또는 서비스 매장)의 경우 이 시스템은 구매하는 리드와 옆 회사로 가는 다른 리드 사이의 차이를 만듭니다. "중소기업에서 WhatsApp 리드를 관리하는 방법"에 대한 간단한 대답은 단일 트레이, 명확한 담당자, 합의된 응답 시간 및 후속 조치 순서입니다. 이 가이드에서는 단계별로 설명합니다.

일반적인 트랩으로 시작하는 것이 좋습니다. WhatsApp을 설치해도 응답 시스템이 없습니다. 많은 중소기업이 소유자의 개인 휴대폰, 리셉션에서 수시로 확인하는 번호, 주말에는 아무도 확인하지 않는 번호로 메시지를 받습니다. 메시지는 학교 그룹의 메시지와 섞여 있으며 응답 없이 읽혀지고 잊혀집니다. 반면 고객은 기다리지 않고 몇 분 내에 응답을 받지 못하면 계속해서 다른 곳에서 질문합니다. 문제는 거의 채널이 아니라 채널 뒤에 명확한 회로가 부족하다는 것입니다.

중소기업가 WhatsApp을 통해 리드를 잃는 이유

WhatsApp 리드는 가격을 묻거나 약속을 요청하거나 귀하의 서비스가 자신에게 적합한지 알고 싶어 손을 든 사람입니다. 이때는 뜨겁지만 빨리 식습니다. 이는 중소기업에서 가장 흔히 발생하는 누수입니다.

• ·처음 몇 분 동안 아무도 응답하지 않으며 고객이 이미 대회에 글을 썼습니다.
• ·메시지는 한 사람만 접근할 수 있는 개인 휴대전화로 들어갑니다.
• ·몇 시간 후에는 아무도 응답하지 않았고 다음 날 대화에서 메시지가 사라졌습니다.
• ·첫 번째 질문에 대한 답변은 이루어졌지만 내담자가 침묵을 지킬 경우 후속 조치는 없습니다.
• ·얼마나 많은 문의가 들어왔는지, 얼마나 많이 팔렸는지 알 수 있는 방법이 없습니다.
• ·공통된 말투나 정보 없이 각 직원이 각자의 방식으로 응답합니다.

가장 비용이 많이 드는 누수은 첫 번째로 느림입니다. 응답 시간이 길어질수록 관심이 사라지고 다른 옵션이 나타나기 때문에 종료 확률이 낮아집니다. 느린 응답의 비용에 대한 기사에서 이에 대해 자세히 설명하지만 아이디어는 간단합니다. 처음 몇 분이 첫 시간보다 더 가치가 있습니다.

중소기업을 위한 WhatsApp 시스템이란 무엇입니까?

중소기업을 위한 WhatsApp 시스템은 도구와 방법의 조합입니다. 이 도구는 일반적으로 WhatsApp Business 또는 공식 API에 연결된 플랫폼으로, 이를 통해 여러 사람이 동일한 번호에 응답하고 대화에 태그를 지정하며 저장된 응답을 사용할 수 있습니다. 누가, 얼마나 많은 시간에, 어떤 메시지로, 어떤 후속 조치로 응답하는지, 그 방법이 실제로 결과를 변화시킵니다. 방법이 없으면 최고의 도구는 또 다른 지저분한 트레이가 됩니다.

CRM과의 차이점도 중요합니다. CRM은 고객의 파일과 기록을 저장합니다. 응답 시스템은 리드가 여전히 관심을 갖고 있는 동안 리드에 따라 작동합니다. 둘 다 필요하지만 저장과 응답을 혼동하지 마십시오. 리드 복구와 CRM 후속 조치를 비교하여 자세히 다룹니다.

트레이, 역할 및 응답 시간을 설정하세요.

좋은 시스템의 핵심은 메시지가 들어오는 위치, 메시지를 제공하는 사람, 메시지 기간 등 세 가지 간단한 결정입니다. 이 세 가지를 분명히 하면 이미 대부분의 문제는 해결된 것입니다.

단일 공유 트레이

모든 메시지를 개인 휴대폰이 아닌 여러 사람이 응답할 수 있는 하나의 회사 번호로 수집하세요. 따라서 한 사람이 한가하거나 바쁜 경우 다른 사람이 스레드를 잃지 않고 대화를 따라갑니다. WhatsApp Business는 기본 팀을 허용합니다. 대용량의 경우 공식 API의 플랫폼은 공유 트레이, 라벨 및 개인별 권한을 제공합니다.

역할 및 책임자

각 시간에 답변할 사람과 그 사람이 없을 때 담당할 사람을 결정하세요. 책임 있는 사람이 없는 리드는 잃어버린 리드입니다. 대규모 팀이 필요하지 않습니다. 하루 중 매 순간마다 WhatsApp이 자신의 것임을 아는 사람이 있는 것만으로도 충분합니다.

합의된 응답 시간

현실적인 목표를 설정하고 기록해 보세요. 예를 들어 업무 시간 중 5분 이내에 각 새 메시지에 답장하고 나머지 시간에는 자동으로 환영 응답을 받습니다. 응답 시간 합의는 좋은 의도를 측정하고 충족할 수 있는 표준으로 바꿉니다.

리드가 차가워지는 것을 방지하는 초기 시퀀스

처음에 신속하게 대응하는 것이 전투의 절반입니다. 나머지 절반은 클라이언트가 응답하지 않을 때 후속 조치를 취하는데, 이는 거의 아무도 수행하지 않는 작업입니다. 귀하의 팀과 합의한 간단한 순서를 통해 오늘날 조용히 손실된 많은 매출을 회복할 수 있습니다.

• ·즉각적인 응답: 인사하고, 문의를 받았음을 확인하고, 앞으로 나아갈 유용한 질문을 하세요.
• ·첫 번째 제안: 수많은 질문에 얽매이지 않고 가격, 사용 가능한 공간 또는 요청한 정보를 제공합니다.
• ·응답하지 않는 경우 24시간 후에 후속 조치: 짧고 친근한 알림, 부담 없음
• ·며칠 후 두 번째 후속 조치: "아직도 관심이 있으신가요?"라고 반복하는 대신 가치 있는 것(해결된 질문, 대안)을 제공합니다.
• ·명확한 마무리: 구체적인 다음 단계 제안, 약속 예약 또는 견적 확인
• ·응답이 없으면 연락처를 삭제하는 대신 향후 작업을 위해 연락처를 저장하세요.

각 메시지를 즉흥적으로 작성하지 않으려면 팀이 몇 초 만에 적응할 수 있는 템플릿을 준비하세요. 임상 분야에서 일하는 경우 클리닉용 WhatsApp 템플릿이 출발점 역할을 합니다. 압도적이지 않은 인사, 응답 및 후속 조치의 논리는 모든 중소기업에 유효합니다.

자동화할 시기와 사람이 응답할 시기

자동화는 고객과의 대화를 중단한다는 의미가 아닙니다. 이는 팀이 기여하는 데 시간을 할애할 수 있도록 반복적인 작업을 방해하지 않는 것을 의미합니다. 규칙은 간단합니다. 예측 가능한 것은 자동화하고 판단이 필요한 것은 사람에게 맡기는 것입니다.

• ·특히 몇 시간 후에 메시지 도착에 대한 환영 및 확인을 자동화합니다.
• ·약속 알림 및 확인을 자동화하여 노쇼를 방지합니다.
• ·자주 묻는 질문(FAQ) 자동화: 영업시간, 주소, 가격
• ·협상, 미묘한 의심, 특이한 사건은 모두 한 사람에게 맡기세요

이것이 바로 Delta Fuji가 중소기업에 적합한 곳입니다. 전화, 양식 또는 WhatsApp 메시지가 오면 음성 또는 메시징 상담원이 몇 초 안에 응답하고 초기 질문을 해결하며 의제에 공간을 제안하고 약속을 예약하거나 모든 상황과 함께 대화를 팀에 전달합니다. 사람들은 휴대폰 시청을 중단하고 응답에만 전념합니다. 이 시스템은 야간이나 출퇴근 시간에도 응답 없이 단서가 남지 않도록 보장합니다. 그리고 온라인 예약 시스템도 연결하면 추가 단계 없이 예약된 약속으로 메시지가 끝납니다.

예: 예산 손실을 멈추는 워크숍

상사의 휴대전화로 WhatsApp 문의를 받은 자동차 정비소을 상상해 보세요. 자동차와 자동차 사이에 메시지가 축적되었고 고객이 이미 자동차를 다른 위치로 가져갔을 때 몇 시간 후에 많은 메시지가 응답되었습니다. 워크숍에서는 간단한 시스템을 설정합니다. 두 명의 리셉션 직원을 위한 공유 트레이가 있는 회사 번호, 5분 이내 응답 목표, 몇 시간 후 자동 환영 응답, 24시간 및 3일 후속 조치 순서입니다. 반복되는 질문(일정, 특정 유형의 수리를 수행하는 경우, 대기 시간)에 대해서는 준비된 답변을 남겨주세요. 그 결과, 응답하지 않은 질문이 거의 없고 더 많은 견적이 허용되며 더 이상 전화에 매달리지 않는 수신이 가능해졌습니다.

WhatsApp을 통해 리드를 관리할 때 흔히 저지르는 실수

• ·주인 개인 휴대폰을 회사 트레이로 활용
• ·각 시간대를 책임지는 명확한 사람이 없습니다.
• ·처음에는 빨리 답변하고, 고객이 침묵할 경우 다시 글을 쓰지 마십시오.
• ·매우 긴 메시지를 작성하거나 한 번에 너무 많은 데이터를 요청하는 경우
• ·업무시간 외에는 답변이나 공지를 남기지 마세요
• ·얼마나 많은 문의가 접수되었는지, 얼마나 많은 문의가 판매로 완료되었는지 측정하지 마세요.
• ·대규모 프로모션과 리드 관심을 혼합하면 스팸으로 인해 차단됩니다.

측정 대상: 중요한 지표

복잡한 대시보드가 필요하지 않습니다. 4개의 숫자를 통해 시스템이 작동하는지, 개선할 부분이 무엇인지 충분히 알 수 있습니다.

• ·평균 첫 번째 응답 시간은 낮을수록 좋습니다.
• ·시간 목표 내에 답변된 쿼리의 비율
• ·매주 WhatsApp에서 받는 쿼리
• ·약속, 판매 또는 수락된 견적으로 끝나는 문의

중소기업에서 WhatsApp을 통해 리드에 응답하기 위한 체크리스트

• ·모든 메시지는 공유 트레이로 회사 번호를 입력합니다.
• ·각 시간대마다 WhatsApp 관리자가 있습니다.
• ·팀에서 작성하고 알고 있는 응답 시간 목표가 있습니다.
• ·근무 시간 외에는 자동 환영 응답이 있습니다.
• ·가장 일반적인 응답 및 후속 조치에 대한 템플릿이 있습니다.
• ·시퀀스에는 리드를 폐기하기 전 최소 두 번의 후속 조치가 포함됩니다.
• ·반복적인 것은 자동화하고, 판단이 필요한 것은 사람에게 맡깁니다.
• ·응답 시간과 판매로 이어지는 쿼리를 측정합니다.
• ·귀하는 GDPR을 준수합니다. 동의를 구하고 메시지 구독 취소를 제안합니다.

자주 묻는 질문

WhatsApp Business가 괜찮은가요, 아니면 공식 API가 필요한가요?

대부분의 중소기업의 경우 WhatsApp Business(무료 앱)만으로도 시작하기에 충분합니다. 카탈로그, 빠른 응답, 라벨 및 여러 장치가 가능합니다. 볼륨이 커지면 여러 사람이 동시에 참석해야 하거나 WhatsApp을 의제 및 자동화와 연결하려는 경우 공식 API 기반 플랫폼으로 이동하는 것이 좋습니다. 간단하게 시작하고 볼륨이 필요할 때 레벨을 높이세요.

고객에게 대량 메시지를 보낼 수 있나요?

주의하여. WhatsApp은 원치 않는 대량 전송을 처벌하고 귀하의 번호를 차단할 수 있습니다. 여러 고객과의 커뮤니케이션을 위해서는 WhatsApp에서 승인한 템플릿을 사용하고 동의한 사람에게만 전송하며 항상 고객 서비스와 프로모션을 분리하세요. 스팸으로 차단된 번호로 인해 중소기업는 매일 채널을 사용할 수 없게 됩니다.

그러한 시스템이 인식되기까지 얼마나 걸리나요?

대부분의 개선 사항은 더 일찍 응답하고 메시지를 팔로우하지 않는 상태로 두지 않음으로써 이루어지기 때문에 효과는 빠릅니다. 첫 주에는 일반적으로 응답 시간과 예약 또는 판매로 끝나는 문의 수가 눈에 띕니다. 중요한 것은 규율을 유지하는 것입니다. 시간이 있을 때만이 아니라 매일 준수하면 시스템이 작동합니다.

중소기업를 위해 WhatsApp을 잘 설정하는 것은 다른 도구를 구입하는 문제가 아니라 메시지가 입력되는 위치, 응답자, 응답 시간 및 후속 조치를 결정하는 문제입니다. 공유 트레이, 명확한 순서, 적절한 자동화를 통해 리드 손실을 방지하고 더 많은 문의를 고객으로 전환할 수 있습니다. 각 WhatsApp 메시지가 몇 초 만에 응답을 받고 예약된 약속으로 끝나기를 원할 경우, 팀이 휴대폰에 매달리지 않고 저희에게 편지를 보내주시면 귀하의 비즈니스를 위한 전체 회로를 설계해 드리겠습니다.