클리닉용 WhatsApp으로 문의를 예약으로 전환하는 방법

클리닉용 WhatsApp은 많은 환자들이 전화하기 전에 글을 쓰는 것을 선호하는 채널이 되었습니다. 그들은 매일 사용하는 것과 동일한 채팅을 통해 약속을 요청하고, 치료에 대해 묻고, 약속을 확인합니다. 잘 작동하는 클리닉은 몇 분 안에 응답하고 더 많은 의제를 채우며 그 과정에서 더 적은 환자를 잃습니다. 그것을 버린 사람은 읽지 않은 메시지가 쌓여 결국 다른 진료소로 가게 된다. 이 가이드에서는 WhatsApp을 실제 예약 및 복구 채널로 설정하는 방법, 시작할 버전, 동의 및 GDPR 준수 방법, 자동화할 항목, 각 메시지가 약속으로 끝나도록 캘린더에 연결하는 방법에 대해 설명합니다.

흔히 저지르는 실수는 WhatsApp을 갖고 있지 않은 것이 아니라 아무도 보지 않는 또 다른 번호로 사용하는 것입니다. 메시징 채널은 동시에 두 가지 엔진에 의해 작동합니다. 즉, 환자가 쉽게 글을 쓸 수 있는 가시성, 그리고 식기 전에 응답을 받는 응답입니다. 이 가이드에서는 두 가지 모두를 다룹니다. 프론트 데스크가 소파에 앉아 메시지를 확인하는 동안 메시지가 몇 시간 동안 열려 있지 않으면 사람들에게 WhatsApp 버튼을 제공하는 것이 거의 의미가 없기 때문입니다.

WhatsApp이 병원의 자연스러운 채널인 이유

환자는 이미 휴대폰과 메시지를 통해 생활하고 있습니다. WhatsApp 작성 비용은 전화하는 것보다 저렴하고 교환대에서 기다리도록 강요하지 않으며 나중에 상담할 수 있도록 스레드를 서면으로 남겨둡니다. 클리닉의 경우에도 채팅의 장점은 비슷합니다. 비동기식이므로 상담을 중단하지 않고도 리셉션에서 환자 간 답변을 할 수 있고, 말하고 동의한 내용이 명확하게 기록됩니다.

또한, 쓰여진 메시지는 환자가 결정하는 순간의 마찰을 줄여줍니다. 두 병원 사이를 망설이는 사람은 긴 양식을 작성하는 경우가 거의 없지만 WhatsApp을 통해 가격이나 이용 가능 여부를 묻는 라인을 보냅니다. 해당 전화가 빠르고 좋은 응답을 받으면 약속은 귀하의 것입니다. 그렇지 않은 경우 다음 항목으로 이동합니다.

WhatsApp Business 또는 WhatsApp Business 플랫폼: 병원에 필요한 것

무엇이든 설정하기 전에 올바른 버전을 선택하는 것이 좋습니다. 이는 자동화할 수 있는 항목을 나타내기 때문입니다. 두 가지 경로가 있으며 시간이 지나도 배타적이지 않습니다.

WhatsApp 비즈니스 앱

무료이며, 휴대폰에 설치되며, 숫자가 1명, 참석자가 1~2명인 소규모 진료소에 적합합니다. 이를 통해 검증 가능한 회사 프로필, 일정, 서비스 카탈로그, 저장된 빠른 응답 및 대화 구성을 위한 태그를 사용할 수 있습니다. 오늘 시작하고 아직 여러 사람이 같은 번호로 동시에 작업할 필요가 없다면 이는 합리적인 출발점입니다.

WhatsApp 비즈니스 플랫폼

규모가 크고, 위치가 여러 개이거나, 여러 사람과 시스템이 필요한 병원에서 동시에 같은 인원을 대상으로 작업할 수 있는 방식입니다. 자동 응답, 대화 라우팅, 예약된 알림, 달력 또는 환자 기록에 대한 연결을 활성화합니다. 자체 앱은 없고, 연결된 도구를 통해 사용되며, 즉시 응답하고 필요한 것만 리셉션에 전송하는 시스템이 적합합니다.

동의 및 GDPR: 걱정 없이 WhatsApp 사용하기

진료소에서는 GDPR이 특별 범주로 취급하는 건강 데이터를 처리하므로 WhatsApp은 어떤 방식으로도 사용할 수 없습니다. 좋은 소식은 몇 가지 규칙을 따르고 이를 개인정보 보호정책에 서면으로 명시하면 규정 준수가 쉽다는 것입니다.

• ·WhatsApp을 통해 연락하려면 명확한 동의를 요청하고 환자가 언제 어떻게 연락했는지 저장하세요.
• ·채팅을 통해 임상 데이터를 처리하지 마세요. 약속을 확인하고 일반적인 질문에 답변하세요. 하지만 의료 세부 사항은 상담이나 전화로 가져가세요.
• ·메시지 관리에 사용하는 제공업체와 데이터 처리자 계약을 체결하세요.
• ·회사 번호를 사용하고 팀원의 개인 휴대전화는 절대 사용하지 않으며 대화에 접근하는 사람을 제한하세요.
• ·메시지 수신거부 목적과 권리를 알리고, 쉽게 행사할 수 있도록 합니다.

이러한 규칙은 작업을 중지하는 것이 아니라 명령을 내리는 것입니다. 클리닉에서 가장 유용한 대화, 공간 확보, 확인, 알림 또는 검토 요청은 채팅을 통해 민감한 데이터를 처리할 필요가 없습니다.

응답 속도가 거의 모든 것을 결정합니다

신속하게 답변해야 채널이 작동합니다. WhatsApp에 글을 쓰는 환자는 몇 시간이 아닌 몇 분 만에 일반 채팅과 비슷한 응답을 기대합니다. 메시지를 열어보지 않은 채로 놔두면 관심은 식고 부재중 전화나 인용문을 아무도 받지 못하는 경우와 마찬가지로 그 사람은 계속 검색합니다. 우리는 진료소의 느린 반응으로 인한 비용에 관한 기사에서 이를 발전시킵니다.

거의 모든 진료소의 실제 문제는 다음과 같습니다. 접수는 소파에 앉아 전화 통화와 채팅을 동시에 할 수 없습니다. 이것이 바로 대부분의 사람들이 글을 쓰는 시간인 저녁, 주말 등 피크 시간대에 메시지가 쌓이는 이유입니다. 해결책은 리셉션에 더 빨리 진행하도록 요청하는 것이 아니라 첫 번째 응답을 없애는 것입니다.

자동화해야 할 것과 자동화하지 말아야 할 것

진료소에서의 자동화는 치료의 로봇화를 의미하는 것이 아니라 즉각적인 응답 없이는 메시지가 남지 않으며 팀이 환자에게 실제로 필요한 것에 집중한다는 것을 의미합니다.

• ·제안된 간격이나 다음 단계가 포함된 새 메시지에 대한 첫 번째 응답이므로 아무도 기다리지 않습니다.
• ·약속 확인 및 전날과 당일 알림
• ·짧고 친근한 메시지로 오랫동안 방문하지 않은 환자들의 재활성화
• ·방문이 만족스러운 다음날 검토 요청

팀의 손에 남아 있어야 할 것

• ·특정 임상적 의심에 대해서는 자동 메시지가 아닌 전문가가 답변합니다.
• ·민원이나 민감한 사항을 접수 또는 관리팀이 재치 있게 해결해 드립니다.
• ·차분한 대화가 필요한 큰 예산과 결정

올바른 균형은 시스템이 즉각적인 응답과 반복적인 작업을 보장하고 그 사람의 기준이 합산되는 순간에 나타나는 것입니다. 리셉션에서는 휴대폰 모니터링을 중단하고 이미 필터링되어 컨텍스트와 함께 도착하는 내용만 해결하기 시작합니다.

WhatsApp을 귀하의 일정 및 노쇼와 연결하세요

진료소의 WhatsApp은 의제와 별개로 운영되어서는 안 됩니다. 채팅 및 캘린더 대화 시 확인 및 알림은 단독으로 나가고 환자는 교차 호출 없이 동일한 스레드에서 응답합니다. 이 체인은 병원의 노쇼를 줄이는 방법에 대한 가이드에서 설명했듯이 빈 자리를 가장 많이 줄이는 체인입니다.

• ·예약 시 확인 메시지에 날짜, 시간, 주소 포함
• ·답장을 통해 확인, 변경 또는 취소할 수 있는 옵션을 통해 전날 알림
• ·가장 잊혀진 처음 몇 시간 동안의 당일 공지
• ·누군가 취소할 때 대기자 명단에 있는 환자에게 제공하여 공백을 구제합니다.

이러한 메시지 각각은 회복의 기회이기도 합니다. 잘 배치된 알림은 결석을 예방할 뿐만 아니라, 나타나지 않을 사람과의 대화를 다시 시작하고 약속을 놓치기 전에 일정을 다시 잡을 수 있도록 해줍니다.

효과가 있는 메시지와 적절한 어조

콘텐츠는 속도만큼 중요합니다. 진료소에서는 환자가 팔리지 않고 보살핌을 받는 느낌을 중요하게 여기기 때문에 차분하고 친밀하며 결코 공격적으로 상업적이지 않습니다. 가장 좋은 메시지는 간결하고, 병원 스타일에 따라 일관된 방식으로 환자를 치료하며, 항상 명확하고 쉬운 단계를 제안합니다.

• ·누가 글을 쓰고 있는지 알 수 있도록 첫 번째 메시지에 진료소 이름으로 자신을 소개하세요.
• ·메시지당 하나의 아이디어와 특정 공간 제안 등 간단한 클릭 유도문안
• ·대문자도 없고, 허위 긴급상황이나 언론 카운트다운도 없습니다.
• ·또한 언제 응답할 것인지 알려주는 메시지로 근무 시간 이후에도 응답하세요.

첫 번째 연락부터 당일 부재까지 각 상황에 대해 이미 테스트된 텍스트부터 시작하려면 진료소용 WhatsApp 스크립트 가이드에 준비된 템플릿이 있습니다. 목소리에 맞게 조정하고 콜드 커팅 및 붙여넣기를 피하세요.

병원에서 WhatsApp을 사용할 때 흔히 저지르는 실수

• ·그 사람이 떠날 경우 대화를 녹음하는 다른 사람의 개인 휴대 전화를 사용합니다.
• ·글을 쓰는 사람이 많아지는 피크 시간대에는 채팅을 방치하세요.
• ·임상 데이터를 상담에 가져가지 않고 메시지를 통해 처리
• ·동의 없이 대규모 프로모션을 보내 전화번호를 위험에 빠뜨리고 짜증나게 함
• ·약속을 확인하지도 기억하지도 못하고, 노쇼를 후회한다
• ·늦게 응답하고 꺼리는 태도는 좋은 병원의 정반대를 전달합니다.

WhatsApp이 작동하는지 측정하는 방법

채널을 측정하면 채널이 개선됩니다. 복잡한 대시보드는 필요하지 않으며 매주 보는 몇 가지 수치만 있으면 됩니다.

• ·첫 번째 응답까지의 평균 시간, 가장 중요한 숫자
• ·같은 날 응답된 메시지의 비율
• ·WhatsApp에서 시작된 예약된 약속
• ·확인 및 알림 활성화 전후의 노쇼(No-Show)
• ·방문 후 메시지에서 얻은 리뷰

응답 시간이 줄어들고 채팅 약속이 늘어나면 채널이 정상입니다. 메시지에 대한 답변이 늦어지면 첫 번째 해결 방법이 있으며, 여기에는 거의 항상 첫 번째 응답 자동화가 포함됩니다.

단계별로 병원용 WhatsApp을 시작하는 방법

• ·1주차: 버전을 선택하고 영업시간, 서비스, 진료소 번호가 포함된 회사 프로필을 만듭니다.
• ·2주차: 웹사이트, 회사 목록 및 서명에 WhatsApp 버튼을 추가하고 동의 정책을 준비해 둡니다.
• ·3주차: 빠른 답장 및 확인, 알림, 재활성화 및 검토 템플릿 작성
• ·4주차: 첫 번째 메시지에 대한 자동 응답을 활성화하고 리셉션에 보낼 내용과 시기를 정의합니다.

한 달 안에 당신은 즉시 응답하고 포화 상태가 되는 대신 수신에 다운로드되는 체계적인 채널을 갖게 됩니다.

자주 묻는 질문

병원에서 일반 WhatsApp을 사용할 수 있나요?

하지 않는 것이 좋습니다. 회사 버전은 검증 가능한 프로필, 일정, 카탈로그 및 빠른 응답을 제공하며 업무와 개인 생활을 분리합니다. 또한, 진료소 고유번호를 사용하시면 장비가 변경되더라도 진료소 내 대화는 계속 유지됩니다.

WhatsApp에서 약속 알림을 보내는 것이 합법적인가요?

예, 환자가 해당 채널을 통해 연락하는 데 동의하고 채팅에서 민감한 임상 데이터를 처리하지 않는 한. 약속 날짜와 시간을 확인하는 것은 잘 알려지면 완벽하게 유효한 서비스 커뮤니케이션입니다.

자동화로 인해 거래가 더 추워지지 않습니까?

오히려 잘하면 좋아진다. 환자는 몇 시간을 기다리지 않고 즉시 응답을 받고, 팀원은 자신의 기준이 기여할 때 바로 나타납니다. 어려운 점은 약속 확인을 자동화하는 것이 아니라 오후 내내 메시지를 응답하지 않은 상태로 두는 것입니다.

병원용 WhatsApp에서 잘 작업하는 것은 웹에 아이콘을 두는 것이 아니라 각 메시지를 약속으로 바꾸는 것입니다. 즉, 신속하게 응답하고, 확인하고 기억하고, 감기에 걸린 사람을 회복하고, 때가 되면 검토를 요청하는 것입니다. 모두 동의하고 좋은 어조로 진행됩니다. 귀하의 진료과에 이 회로를 설정하고 귀하의 의제에 대한 즉각적인 응답을 원하시면 저희에게 편지를 보내 주시면 처음부터 끝까지 계속 진행해 드리겠습니다.