Automatización de recordatorios en clínicas
Para automatizar recordatorios por WhatsApp, la herramienta de envío debe recibir los datos de la agenda y ejecutar el envío a la hora configurada. Comprueba qué integración admite tu sistema y quién revisará las respuestas. La automatización no demuestra que el paciente haya recibido o entendido el recordatorio.
Si utilizas WhatsApp Business Platform, las conversaciones iniciadas por la clínica requieren una plantilla aprobada. Fuera de la ventana de atención de 24 horas también necesitas una plantilla aprobada. Registra el permiso para contactar por WhatsApp y respeta las solicitudes de no recibir más mensajes.
Idioma del recordatorio
Pregunta al paciente en qué idioma prefiere recibir el recordatorio y guarda su respuesta en el registro de la cita. Comprueba que la herramienta admite ese idioma. La detección automática del idioma no sustituye la preferencia indicada por la persona.
El envío, la respuesta y la asistencia a la cita son estados distintos. Un mensaje en el idioma del paciente no acredita comprensión ni garantiza la asistencia.
Prepara la versión del mensaje que corresponde al idioma registrado. Mantén una vía para que recepción atienda las preguntas que la automatización no pueda resolver.
Configuración de recordatorios automáticos
Configura el recordatorio con la fecha y la hora de la cita, el destinatario y el momento de envío acordado. Comprueba que los cambios o las cancelaciones en la agenda actualizan el envío pendiente. Prueba el flujo con una cita de prueba antes de utilizarlo con pacientes.
- Comprobar la conexión entre agenda y herramienta de envío.
- Preparar la plantilla y la versión en el idioma indicado.
- Configurar el momento de envío y el responsable de las respuestas.
- Probar una cita modificada y otra cancelada.
Un mensaje de ejemplo es: «Hola. Te recordamos tu cita del {fecha} a las {hora}. Responde para confirmar o contacta con recepción si necesitas cambiarla». Sustituye los campos antes del envío y utiliza una plantilla aprobada cuando corresponda. Mantén el recordatorio en la reserva, sin motivos de consulta, instrucciones clínicas ni datos de tratamiento.
Registro de resultados
Cuenta por separado los envíos, las entregas registradas por la herramienta, las respuestas y las visitas realizadas. Compara periodos con el mismo criterio antes de valorar si cambia la tasa de ausencias. Haber enviado recordatorios no demuestra una reducción de ausencias.
Revisa los mensajes fallidos y las solicitudes de cambio de cita. Si una persona no responde, registra ese estado sin contarlo como confirmación. Recepción debe poder corregir el idioma, atender la respuesta y detener los mensajes cuando corresponda.
Requisitos de la herramienta
Revisa la conexión con la agenda, los idiomas disponibles, el registro de envíos y la gestión de respuestas. Pide una demostración del flujo que necesita tu clínica, incluida la actualización de una cita modificada.
Comprobaciones antes del envío
| Requisito | Comprobación |
|---|---|
| Agenda | Un cambio de fecha actualiza el recordatorio pendiente |
| Cancelaciones | Una cita cancelada no conserva un envío programado |
| Idioma | La versión enviada coincide con la preferencia registrada |
| Respuestas | Recepción puede revisar confirmaciones y solicitudes de cambio |
| Contacto | Se registra el permiso y se respetan las solicitudes de baja |
Comprueba qué producto de WhatsApp utiliza la herramienta. Una función de envío de la aplicación no demuestra por sí sola que exista una conexión con tu agenda. Valora la integración concreta que el proveedor puede mostrar, en lugar de comparativas de herramientas sin identificar.
Política de mensajes
Consulta la política de mensajes de WhatsApp Business para revisar el permiso de contacto, las plantillas y las vías de atención al usuario.
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